Legal

Politica de confidențialitate

Explicăm ce date colectăm, cum le prelucrăm, cum protejăm datele utilizatorilor Google în conformitate cu Google API Services User Data Policy, perioadele de stocare și drepturile dumneavoastră potrivit Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Operatorul datelor și domeniul de aplicare

Operator

ProComm Systems SRL

[email protected]

Telefon

+40 720 934 142

Sediu social

Argesului 129, Oltenita, Calarasi

Registrul Comerțului

J51/90/2015

CUI / CIF

RO34170336

Această politică de confidențialitate descrie modul în care ProComm Systems SRL (denumită în continuare „ProComm Systems”, „noi”, „nostru” sau „societatea”) colectează, utilizează, stochează, protejează și dezvăluie datele cu caracter personal obținute prin intermediul site-ului web (procomm.ro), al formularelor de contact, al portalurilor pentru clienți, precum și al tuturor aplicațiilor software, instrumentelor web/desktop/mobile și integrărilor API dezvoltate și operate de societate.

Dacă aveți întrebări privind protecția datelor sau exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți contacta direct la [email protected] sau telefonic la +40 720 934 142.

2. Ce date prelucrăm

În funcție de interacțiunea dumneavoastră cu site-ul, serviciile sau aplicațiile dezvoltate de noi, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

Date de identificare și contact: nume, prenume, companie, funcție, adresă de email, număr de telefon, localitate și mesajele transmise prin intermediul formularelor ori comunicărilor directe.
Date comerciale, de cont și facturare: informații necesare pentru ofertare, negociere, încheierea și executarea contractelor, emiterea facturilor fiscale, evidența plăților, suport tehnic și mentenanță.
Date tehnice și de jurnalizare: adresa IP, data și ora accesării, identificatori de browser și dispozitiv, pagini vizitate, sursa traficului, erori de sistem și jurnale de securitate.
Date de autentificare și integrări terțe (inclusiv Google): atunci când alegeți să vă autentificați sau să conectați o aplicație ProComm Systems cu servicii terțe (precum Google OAuth / Google APIs), putem accesa datele de profil de bază (nume, adresă de email, poză de profil, ID unic Google) și jetoane de acces securizat (OAuth tokens), precum și parametrii operaționali strict necesari pentru funcționalitatea solicitată.
Date rezultate din comunicări și asistență: conținutul solicitărilor de asistență tehnică, istoricul corespondenței, feedback-ul oferit și cererile de service.

Nu colectăm categorii speciale de date cu caracter personal (originea rasială sau etnică, opinii politice, confesiune religioasă, date genetice sau biometrice, date privind sănătatea) în sensul art. 9 din GDPR. Vă rugăm să nu ne transmiteți astfel de date.

3. Scopuri și temeiuri legale ale prelucrării

Scopul prelucrării	Categorii de date	Temei legal GDPR
Furnizarea serviciilor și funcționalităților aplicațiilor (inclusiv autentificare și integrări autorizate de utilizator)	Date de cont, email, nume, identificatori tehnici, token-uri OAuth	Art. 6(1)(b) GDPR
Răspuns la solicitări, mesaje de contact și cereri de ofertă	Nume, email, telefon, companie, conținutul mesajului	Art. 6(1)(b) / Art. 6(1)(f) GDPR
Încheierea, executarea și facturarea contractelor de servicii IT și dezvoltare	Date de identificare, facturare, contractuale, financiare	Art. 6(1)(b) / Art. 6(1)(c) GDPR
Îndeplinirea obligațiilor legale (fiscale, contabile, arhivare)	Date contabile, contracte, documente de plată și facturi	Art. 6(1)(c) GDPR
Securitatea infrastructurii, prevenirea fraudelor și a atacurilor cibernetice	Adrese IP, jurnale de sistem, evenimente de securitate, erori	Art. 6(1)(f) GDPR
Măsurarea performanței site-ului și optimizarea experienței de navigare	Date statistice agregate, identificatori online anonimizați	Art. 6(1)(a) sau Art. 6(1)(f) GDPR

În toate situațiile în care prelucrarea se întemeiază pe interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR), am realizat o evaluare prealabilă a proporționalității, asigurându-ne că drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor vizate prevalează.

4. Destinatari, împuterniciți și transferuri internaționale

Putem divulga datele dumneavoastră cu caracter personal strict în măsura necesară îndeplinirii scopurilor legitime către următoarele categorii de destinatari:

Furnizori de infrastructură de găzduire (cloud hosting), centre de date, servere dedicate, servicii de email și mentenanță IT;
Furnizori de instrumente de securitate, monitorizare a disponibilității și analiză a traficului (inclusiv Google Analytics cu anonimizare IP);
Consultanți profesionali externi (contabili, auditori, avocați) ținuți de obligații stricte de confidențialitate profesională;
Autorități publice, instanțe judecătorești sau organe de aplicare a legii, exclusiv atunci când există o obligație legală imperativă sau pentru apărarea drepturilor noastre legitime în justiție.

ProComm Systems SRL NU vinde, NU închiriază și NU comercializează datele dumneavoastră cu caracter personal sau datele utilizatorilor Google către terțe părți, brokeri de date sau rețele de publicitate.

Datele sunt stocate preponderent pe servere securizate situate în Uniunea Europeană (SEE). Dacă transferul către un furnizor implică transferuri internaționale în afara SEE, ne asigurăm că există garanții adecvate conforme cu GDPR (cum ar fi Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană și evaluări stricte de securitate).

5. Perioade de stocare și ștergerea datelor

Păstrăm datele cu caracter personal numai pe durata necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate sau conform cerințelor legale aplicabile:

Solicitări de contact și cereri de ofertă: până la 24 de luni de la data ultimei interacțiuni, dacă nu este încheiat un contract comercial.
Date contractuale, financiar-contabile și de facturare: pe întreaga durată a contractului și ulterior pentru o perioadă de până la 10 ani, conform legislației contabile și fiscale din România.
Jurnale tehnice și de securitate: până la 12 luni, în funcție de cerințele de securitate cibernetică și prevenire a incidentelor.
Date asociate integrărilor și sesiunilor Google OAuth: pe durata activă a utilizării serviciului de către utilizator sau până la deconectarea integrării ori solicitarea de ștergere.

Procedura de ștergere: La expirarea termenelor de păstrare sau la primirea unei solicitări valide de ștergere din partea utilizatorului, datele sunt șterse definitiv și ireversibil din bazele de date active sau anonimizate în mod securizat în termen de maximum 30 de zile.

6. Drepturile persoanelor vizate și revocarea permisiunilor

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), beneficiați de următoarele drepturi fundamentale:

Dreptul de acces: dreptul de a obține confirmarea dacă prelucrăm datele dumneavoastră și o copie a acestora.
Dreptul la rectificare: dreptul de a solicita corectarea fără întârzieri nejustificate a datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”): dreptul de a solicita ștergerea datelor atunci când nu mai sunt necesare scopurilor inițiale sau când vă retrageți consimțământul.
Dreptul la restricționarea prelucrării: dreptul de a obține limitarea prelucrării în cazurile prevăzute de art. 18 din GDPR.
Dreptul la portabilitatea datelor: dreptul de a primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și lizibil automat.
Dreptul de opoziție: dreptul de a vă opune în orice moment prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim.
Dreptul de a retrage consimțământul: dreptul de a vă retrage oricând consimțământul acordat, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
Dreptul de a depune plângere: dreptul de a sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP - www.dataprotection.ro) sau instanțele competente.

Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi sau pentru solicitări de ștergere a datelor, vă rugăm să ne trimiteți o cerere scrisă la [email protected]. Vom răspunde solicitării dumneavoastră în termen de cel mult 30 de zile calendaristice.

Revocarea permisiunilor din contul Google: Dacă ați conectat o aplicație sau un serviciu ProComm Systems cu contul dumneavoastră Google, puteți revoca accesul în orice moment, direct din panoul de securitate Google la adresa: https://myaccount.google.com/permissions.

7. Servicii Google, datele utilizatorilor Google și cerințele Limited Use

Această secțiune descrie în mod specific modul în care aplicațiile software, platformele web, utilitarele desktop/mobile și integrările operate de ProComm Systems SRL accesează, utilizează, stochează, protejează și partajează datele utilizatorilor Google obținute prin Google APIs sau Google OAuth 2.0 (inclusiv YouTube Live API, Google Drive API sau alte servicii Google Workspace).

A. Ce date ale utilizatorilor Google sunt accesate

Aplicațiile noastre accesează strict categoriile de date autorizate explicit de către utilizator pe ecranul de consimțământ Google OAuth:

Date de identitate și profil de bază: numele, adresa principală de email, fotografia de profil și identificatorul unic de utilizator Google, utilizate exclusiv pentru autentificare, crearea profilului și comunicare.
Jetoane de autorizare (OAuth Tokens): jetoane temporare de acces și jetoane de reîmprospătare (refresh tokens) necesare exclusiv pentru menținerea conexiunii autorizate între aplicație și serviciul Google solicitat.
Date operaționale specifice funcționalității alese: metadate necesare exclusiv pentru rularea serviciului cerut de utilizator (de exemplu, titlul, descrierea și programarea transmisiunilor live în cadrul modulului de streaming pentru YouTube Live API sau căile dosarelor selectate explicit de utilizator pentru backup/arhivare prin Google Drive API).

B. Cum utilizăm datele utilizatorilor Google

Utilizăm datele obținute prin Google APIs EXCLUSIV pentru a furniza, opera și îmbunătăți funcționalitățile vizibile destinate utilizatorului (user-facing features) în cadrul aplicațiilor noastre. Nu folosim datele utilizatorilor Google în alte scopuri comerciale, secundare sau neautorizate.

C. Partajarea, transferul și divulgarea datelor Google

Politica noastră este fermă în privința partajării datelor utilizatorilor Google:

Fără vânzare de date: Nu vindem, nu închiriem, nu tranzacționăm și nu transferăm datele utilizatorilor Google către terțe părți, brokeri de date sau revânzători de informații.
Fără divulgare în scopuri externe: Nu transferăm și nu divulgăm datele utilizatorilor Google către terți pentru alte scopuri decât cele strict necesare furnizării funcționalităților cerute de utilizator.
Sub-împuterniciți tehnici de infrastructură: Datele pot fi procesate tehnic exclusiv de furnizorii de infrastructură cloud și servere securizate care găzduiesc aplicațiile noastre, sub contracte stricte de confidențialitate și securitate a datelor conform GDPR.

D. Interdicții stricte privind publicitatea și Inteligența Artificială (AI/ML)

În deplină conformitate cu politicile Google pentru dezvoltatori:

Interzicerea publicității direcționate: Nu utilizăm și nu transferăm datele utilizatorilor Google pentru publicitate direcționată, reclame personalizate, retargeting, reclame bazate pe interese sau profilare publicitară.
Interzicerea determinării solvabilității: Nu utilizăm datele utilizatorilor Google pentru determinarea bonității financiare, acordarea de credite sau împrumuturi.
Interzicerea antrenării modelelor de Inteligență Artificială (AI/ML): Datele utilizatorilor Google și datele obținute prin intermediul Google Workspace APIs NU sunt utilizate pentru a dezvolta, îmbunătăți sau antrena modele generalizate de învățare automată (Machine Learning - ML) sau inteligență artificială (AI), și nici modele AI/ML nepersonalizate.

E. Mecanisme de securitate și protecție a datelor sensibile

Aplicăm măsuri avansate de securitate tehnică și operațională pentru a proteja confidențialitatea și integritatea datelor utilizatorilor Google:

Criptare end-to-end în tranzit utilizând cele mai recente protocoale HTTPS / TLS 1.3;
Criptare în repaus (at rest) utilizând algoritmul standard în industrie AES-256 pentru datele sensibile și jetoanele de autorizare;
Politici stricte de control al accesului bazate pe roluri (RBAC) și principiul privilegiului minim (least privilege);
Monitorizare continuă a vulnerabilităților și jurnale de audit de securitate;
Invalidarea automată și imediată a jetoanelor de acces la deconectarea contului sau închiderea sesiunii.

F. Păstrarea, ștergerea datelor și revocarea permisiunilor

Datele utilizatorilor Google sunt păstrate exclusiv pe durata necesară furnizării serviciului sau până când utilizatorul solicită ștergerea acestora ori își deconectează contul Google. La primirea unei cereri de ștergere, toate datele asociate sunt șterse definitiv în termen de 30 de zile.

Pentru a solicita ștergerea datelor, ne puteți trimite un email la [email protected]. De asemenea, puteți revoca oricând accesul acordat aplicației direct din setările contului Google la: https://myaccount.google.com/permissions.

Declarație de conformitate Google Limited Use:
Utilizarea și transferul către orice altă aplicație a informațiilor primite de la Google APIs de către ProComm Systems SRL vor respecta în totalitate Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele de Utilizare Limitată (Limited Use requirements).

8. Cookies și instrumente de analiză

Site-ul procomm.ro poate utiliza fișiere cookie și tehnologii similare pentru funcționarea tehnică, menținerea securității, măsurarea performanței și optimizarea experienței de navigare.

Cookie-uri strict necesare: esențiale pentru funcționarea platformei, securitate, prevenirea atacurilor de tip Cross-Site Request Forgery (CSRF) și memorarea preferințelor de sesiune.
Cookie-uri de analiză și performanță: utilizate pentru a înțelege modul în care utilizatorii interacționează cu paginile noastre (de exemplu, prin Google Analytics cu IP-uri anonimizate). Acestea sunt activate doar în baza consimțământului dumneavoastră.

Puteți gestiona sau dezactiva modulele cookie în orice moment din setările browserului dumneavoastră web.

9. Securitate, confidențialitate și date de contact

Măsuri generale de securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice stricte pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, distrugerii, pierderii, alterării sau divulgării ilegale. Aceste măsuri includ firewall-uri, criptare, monitorizare continuă a log-urilor și politici interne stricte de acces.

Protecția minorilor

Site-ul, serviciile și aplicațiile noastre sunt destinate exclusiv persoanelor fizice cu capacitate deplină de exercițiu și entităților juridice, nefiind adresate minorilor sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date ale minorilor.

Modificarea politicii de confidențialitate

Putem actualiza periodic această politică de confidențialitate pentru a reflecta evoluțiile legislative, cerințele tehnologice sau modificările aduse aplicațiilor noastre. În cazul unor modificări substanțiale privind modul în care utilizăm datele dumneavoastră sau datele utilizatorilor Google, vom notifica utilizatorii prin intermediul site-ului sau al aplicațiilor înainte de intrarea în vigoare a modificărilor.

Contact și asistență

Pentru orice întrebare, solicitare de exercitare a drepturilor GDPR sau cerere de ștergere a datelor cu caracter personal, vă stăm la dispoziție la: